Pour un bon maintient de l’entreprise il est important de mettre en place un processus budgétaire, clair et rigoureux avec les détails précis. D’où notre article aujourd’hui va aborder ce qu’est une planification budgétaire de vos affaires.
LE PLAN BUDGETAIRE
Souvent on considère l’entreprise débutante comme étant tellement petite qu’on n’accorde pas d’importance à certaines étapes. Oui! Les entrepreneur.e.s le font vous me direz en lisant ces lignes, bien sûr mais sans une structure formelle. Le plus important est que vos idées soient bien organisées comme vous avez lu dans l’organisation des affaires, qu’elles soient accessibles et communiquées à toute personne concernée. La plupart des entrepreneur.e.s en début d’affaires évaluent leur finance dans la tête, sur des bouts de papiers pêle-mêle mais si vous envisagez un avenir pour votre entreprise, vous aurez besoin de noter vos dépenses et vos recettes. L’établissement d’un budget représente la façon la plus efficace de contrôler votre trésorerie périodiquement, en vous permettant d’investir dans de nouvelles opportunités au moment approprié.
À ne pas confondre, le plan de trésorerie sert à prévoir et gérer vos entrées (ce que vous gagnez, vos recettes) et vos sorties (ce que vous dépensez) d’argent sur une courte période généralement un mois alors que le budget vous sert à établir la liste des charges (tout ce dans quoi vous dépensez à tous les niveaux de l’entreprise) et des produits générés (toutes les entrées d’argent de toute provenance) sur un exercice (C’est-à-dire sur un fonctionnement pour une plus longue durée très souvent 1 an ) et de voir les bénéfices qui en résultent ou les pertes possibles.
Le plan budgétaire est simplement une planification de l’argent. Ce que vous voulez dépenser ou recevoir pour vos activités, la production et toute chose dans l’entreprise qui nécessite de l’argent.
Un bon plan budgétaire vous informe de ce qui s’est passé dans l’entreprise et ce qui se passera dans l’avenir. Il permet d’identifier les irrégularités en cours d’exercice et de prendre des dispositions si nécessaire. Il permet de garder un œil sur l’argent de votre entreprise.
Le plan de trésorerie projeté doit être visible dans le budget. C’est fortement recommandé pour les petites entreprises qui débutent car il vous avise de toute difficulté que vous pourriez avoir. Il est à examiner au moins tous les mois.
Quand votre entreprise commence ses activités, il est essentiel de bien planifier et de gérer les finances afin de ne pas être surpris.e car nous sommes dans un environnement en perpétuel changement. Faire un plan budgétaire est le moyen le plus sûr pour que votre entreprise, et ses finances, restent sur la bonne voie et vous permette d’atteindre vos objectifs. À l’étape de petite entreprise vous allez vous-même établir votre budget et plus tard vous pouvez le confier à un contrôleur de gestion, un comptable ou tout autre acteur habileté. Avec un plan budgétaire vous saurez si vous disposez assez d’argent pour vos dépenses à venir car cela vous renseigne sur la façon dont vous dépenserez votre argent et de quelle manière les dépenses seront financées. Ne pas confondre non plus avec une prévision; le plan prévisionnel est une prédiction de l’avenir alors qu’un plan budgétaire est un résultat planifié de l’avenir. Le plan prévisionnel vous renseigne sur la vision financière que vous avez sur un projet ou une activité donnée afin d’intéresser des parties prenantes du projet. On va y retrouver les entrées et les sorties d’argent de l’entreprise par rapport à ce projet ou cette activité afin de mesurer sa rentabilité financière. Ce dernier vous aide à rassurer un probable fournisseur et/ou obtenir un emprunt. Souvenez-vous! Dans votre plan d’affaires pour le financement, vous avez fait un plan prévisionnel financier.
Avantages d’un bon plan budgétaire
Les avantages qui en découlent sont nombreux et très bénéfiques comme :
- Gérer bien votre argent;
- Appliquer les bonnes ressources à chaque activité;
- Aider dans les prises de décision;
- Atteindre les objectifs visés;
- Anticiper sur des problèmes d’argent;
- Aider les personnes qui vous aident à comprendre vos objectifs de productivité;
- Bien veiller sur la rentabilité de vos affaires;
- Organiser l’avenir de votre entreprise.
Le plan budgétaire doit faire partir de votre plan annuel. La croissance de votre entreprise nécessite une planification structurée. Il peut avoir un budget pour différents domaines, tels que les ventes, la production, le marketing etc. Les budgets sont établis suivant le fonctionnement interne de l’entreprise et constituent un outil vital pour avoir le contrôle de vos dépenses.
Quoi mettre dans votre budget ?
En exemple :
- Le loyer (même si vous utilisez votre propre chambre), les taxes municipales ou autres ainsi que les frais de service;
- Les coûts reliés au personnel, p. ex., les salaires (même si vous travaillez tout.e seul.e, n’oubliez pas d’ajouter l’argent que vous vous versez) , les prestations, les primes, les dépenses pour autres motivations;
- Les services, p. ex., l’électricité, le téléphone; l’achat de données mobiles;
- La communication, les impressions, la publicité et la promotion (n’oubliez pas les promotions de vos médias sociaux);
- Les coûts de l’équipement (tout ce que vous achetez pour la production);
- Les dépenses de déplacement et de subsistance (ce que vous mangez en travaillant);
- Les frais juridiques et professionnels, y compris l’assurance et tout autres frais qui rentrent dans la fonctionnalité de l’entreprise.
En somme je dirai qu’on va y retrouver trois différentes sortes de coûts :
- les coûts fixes : en exemple, le loyer, les salaires et les coûts de financement;
- les coûts variables qui sont par exemple : les frais dépensés pour les matières premières, les achats, les frais de temps supplémentaire mis sur une production, les frais de transport et autres;
- les coûts isolés d’immobilisation du capital : les achats d’équipement informatique ou de locaux par exemple pour un début d’affaires, vos achats de matériels de production et autres.
- Le chiffre d’affaires : vos prévisions en matière de ventes qui sont généralement fondées sur une association de l’historique des ventes (ce que vous nous avez mentionné dans votre étude de marché quand vous avez fait connaître votre produit ou service au public) et la performance que vous attendez de vos efforts futurs.
N’oubliez pas quand vous établissez votre budget, Faites tout pour vous y tenir dans vos possibilités et n’hésitez pas à l’examiner quand il le faut et le mettre à jour. Vous verrez que la croissance de votre entreprise exigera bientôt un budget annuel à l’avance (ce que je qualifierai de budget prévisionnel)
Un bon budget vous servira de calcul de rendement et vous dira où vous vous alignez. Survivre en entrepreneuriat demande de ne pas être dans beaucoup de dépenses et moins d’entrées d’argent. Ainsi quand vous ferez le calcul voici les trois possibilités de budget :
Un budget déficitaire 🤔ce qui signifie que vos dépenses sont plus élevées que les revenus. Alerte ! vous devez immédiatement vous réajuster sinon vous risquez de voir tous vos efforts anéantis. Regardez de près vos dépenses et les coûts à réduire s’il le faut comme sonder encore le marché pour trouver un fournisseur moins cher, mais n’oubliez pas la qualité de vos produits.
Un budget équilibré 🙂ce qui signifie que les dépenses sont égales aux revenus. C’est bon ! mais cela ne garantit pas la rentabilité de votre entreprise. Il faudra aller rechercher plus de recettes si vous désirez l’accroître.
Un budget excédentaire 😊 ce qui signifie que vos dépenses sont moins élevées que les revenus. Ce que je vous souhaite vivement car vous aurez confiance en votre affaire. Vous irez graduellement vers sa pérennisation et l’avantage est que vous allez survivre dans l’environnement d’affaires
Je ne vous mentirai pas, la première année d’affaires de l’entrepreneur.e peut être difficile et comporte des hauts et des bas car vous apprenez, vous expérimentez et vous appréhendez. Les plus fort.e.s résistent peu importent les résultats et plus faibles désistent. Comme je vous veux en affaires c’est pour ça je vous outille. Le résultat auquel vous attendez peut ne pas être au rendez-vous, ne vous découragez surtout pas. Ce sont des risques que nous courons tous et toutes. Ainsi donc, en utilisant vos prévisions en matière de ventes et de dépenses, vous pouvez préparer des bénéfices projetés pour les 12 prochains mois. Cela vous permettra d’être à l’affût de vos écarts. Le budget vous servira ainsi dans le calcul du rendement et aider dans son analyse comparative. Il s’agit d’évaluer les chiffres que vous avez projetés, par exemple, à ceux des années précédentes (et pour la première année d’affaires faites cela au mois le mois avec votre plan de trésorerie) afin de calculer votre rendement.
Si le calcul du rendement nécessite une augmentation, surveillez et agissez sur les indicateurs clés de rendement que sont les éléments qui ont de l’influence (éléments déclencheurs) sur votre entreprise. Les trois déclencheurs clés pour la plupart des entreprises sont : les ventes, les coûts, le fonds de roulement.
Mon simple conseil est de faire un bon budget, de l’utiliser efficacement, l’examiner et le réviser fréquemment. Ceci assure une viabilité de votre entreprise, sa croissance et vous accompagne si vous planifiez de vous attaquer à de nouveaux domaines en affaires.
