L’entrepreneur.e qui s’établit a des besoins d’achats tant à l’interne qu’à l’externe. Vous aurez besoin de nouveaux équipements pour la conception d’un produit ou d’un service à l’interne. Vous pouvez décider lors d’une visite de salon, d’événement ou en voyant une publicité de faire des acquisitions dans le but de développer votre idée actuelle ou une idée qui se met en place.
On achète pour améliorer son produit, on achète pour innover, on achète pour diminuer ses coûts de production, de toutes les façons possibles on vise le meilleur rapport qualité-prix dans le but de rentabiliser.
Pour une gestion facile et performante de l’entreprise, il est nécessaire d’instituer un bon processus des achats. Le processus d’achat est une politique qui comprend des règles relatives à l’acquisition et à l’approvisionnement au sein de l’entreprise. Elle permet surtout d’organiser la production et la vente de vos produits et/ou services. C’est une habileté à avoir en tant qu’entrepreneure si vous envisagez une durabilité de votre entreprise.
Achats et stratégie globale de l’entreprise
Les achats décrivent tous les processus liés à l’exécution et à la mise en œuvre de stratégies afin que les dépenses s’alignent avec les objectifs globaux de l’entreprise. Le processus d’achat vise avant tout à maximiser votre chiffre d’affaires. Il est à considérer en tant qu’élément de la stratégie globale de votre entreprise, à ne pas le considérer comme une simple activité passagère. Il nécessite une planification rigoureuse à intégrer dans les grands domaines de gestion de l’entreprise.
Le processus d’achat vous permet de veiller à vos dépenses, de minimiser les coûts et maximiser les profits.
Attention : Toujours séparer vos propres achats (pour votre propre compte) avec ceux de l’entreprise !
Quelques étapes du processus d’achat
Identification du besoin
Pourquoi vous voudrez acheter? Dans quoi servira votre achat à savoir pour quel produit ou pour quel service vous effectuez votre achat. Cela décrit un but précis pour un objectif à atteindre. Si vous ne connaissez pas bien tous les domaines de votre entreprise et ce que vous avez à proposer pour rentabiliser, cette étape ne sera pas réussie;
La recherche de fournisseurs
Il s’agit de la recherche de solution au besoin identifié, de trouver le bon fournisseur à prix rentable pour l’entreprise avec la qualité idéale afin que vos produits ou services soient bien côtés chez la clientèle. Le fournisseur qui va répondre à votre besoin précis.
C’est une meilleure pratique qui vous informe quotidiennement des prix sur le marché, de l’évolution de vos besoins en stock chez les fournisseurs et d’avoir un œil professionnel sur les risques de manque et autres;
L’appel d’offres
Ce thème n’est pas seulement destiné aux marchés publics rassurez-vous, c’est juste la comparaison de toutes les options retenues lors de la recherche de vos fournisseurs. L’appel d’offres est en réalité une pratique en plusieurs phases par laquelle l’entreprise, qui prend la décision finale, demande à plusieurs fournisseurs de lui faire une proposition de prix;
L’analyse des offres
À cette étape vous avez obtenu plusieurs solutions intéressantes. N’oubliez surtout pas le besoin qui vous a guidé dans l’appel d’offres, prenez du temps et déchiffrer de bout en bout toutes les propositions. Il est question d’évaluer sur les critères de prix et de qualité pour déterminer la meilleure offre en lien avec le produit et/ou le service que vous offrez à votre clientèle. Questionnez votre entourage personnel et d’affaires, effectuez des recherches sur internet, si possible déplacez-vous et renseignez-vous auprès de vendeurs en magasin pour comparer chaque offre;
La sélection de l’offre
C’est l’étape du choix du fournisseur de votre besoin en fonction de tous les éléments révélés dans votre analyse d’offres. Il ne sert à rien de vous précipiter à cette étape. La sélection suppose une décision finale et va conditionner un fournisseur sur le long terme ou une expérience mauvaise et temporaire. Avoir un fournisseur privilégié avec qui on peut se comprendre est le souhait de bon nombres d’entrepreneur.e.s Une bonne sélection tient compte du prix avantageux pour votre entreprise, des critères de qualité, des services associés à l’après-achat (c’est-à-dire un accompagnement après la vente par le fournisseur), votre degré d’innovation et ce que vous recherchez à atteindre comme satisfaction chez la clientèle;
Cette étape est soulignée si tous les prix offerts par les fournisseurs sont au-dessus de vos moyens financiers. Vous serez appelé.e à négocier le prix d’achat de vos besoins. Relisez mon article sur une bonne négociation et ses techniques. Parfois, même si le prix est bon on négocie pareil dans le but de faire une bonne affaire. Votre situation économique, vos prévisions selon vos produits et/ou services ainsi que le prix de revient de ces derniers vont guider votre décision de négocier. Tout compte fait, c’est parvenir à un arrangement rentable pour votre entreprise;
Confirmation et contrat fournisseur
Après négociation il s’agit maintenant de valider l’achat. Si vous êtes seul.e à décider je dirai que c’est votre ok intérieur, ce déclic qui vous dit go!
Mais si vous n’agissez pas seul.e il est important d’avoir l’approbation des autres membres de votre instance décisionnelle. N’oubliez pas l’équipe c’est un commun accord. Une fois l’approbation il est conseillé l’établissement d’un contrat si les fournisseurs n’avaient pas fait des soumissions en amont ou si vous avez eu à négocier entre temps. Définissez sur des lignes claires et précises les modalités d’achat et les conditions d’engagement à respecter pour chaque partie pour pallier toute déconvenue à l’avenir. Cette étape vous lie au fournisseur et il est nécessaire d’établir un climat de confiance;
Le paiement
Nous allons l’appeler l’étape de sceller le partenariat. Tout est bon, tout est clair on peut payer. Ou vous vous déplacez, ou vous appelez le fournisseur pour concrétiser votre achat. Le paiement constitue l’acte d’achat effectué par règlement. Un partenariat nait désormais entre vous et votre fournisseur. Vous êtes tenu.e de respecter les clauses établies à l’étape précédente. Ces clauses peuvent contenir des modalités comme des versements échelonnés, le paiement à la livraison, le paiement en ligne bref…le consentement définit entre vous et votre fournisseur;
Le suivi après achat
À cette étape, vous allez évaluer ce que vous avez acquis. C’est être sûr que l’achat fait, apporte vraiment ce que vous attendez car parfois on confie le processus d’achat à une autre personne que soi-même. C’est le lieu aussi de faire des retours positifs ou non aux fournisseurs et de se faire déjà une idée précise sur le processus de fabrication.
Une bonne mise en place du processus d’achat est vitale pour l’entreprise qui peut comprendre, analyser la réaction de sa clientèle cible; c’est un facteur déterminant pour optimiser la visibilité et la rentabilité de votre entreprise. Parfois ces différentes étapes peuvent générer des idées d’amélioration de vos offres ou de nouveaux produits et/ou services à offrir à votre clientèle.
Quelques conseils
- Avant tout, soyez patient.e.s pour une bonne mise en place du processus;
- Effectuer une recherche approfondie sur tous vos besoins nécessitant un achat;
- Comparer les prix en ligne et en magasin;
- Tenir compte des avantages que peuvent vous offrir un achat;
- N’attendez pas la dernière minute pour effectuer vos achats en entreprise;
- Vérifiez très souvent vos stocks et fixez des périodes à respecter pour cette tâche;
- Il y a des périodes clés de rentabilité sur certains produits, les connaître et faire vos prévisions d’achat en conséquence;
- Communiquer régulièrement avec vos fournisseurs retenus, cela permet d’être au courant des informations actuelles.
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