Pour une nouvelle entreprise, la comptabilité est très importante et même une bête noire pour certain.e.s entrepreneur.e.s rencontré.e.s en coaching. En effet! La bonne gestion demande la vigilance sur les entrées et les sorties d’argent que vous faites désormais tous les jours, toutes les semaines, tous les mois, tous les semestres et tous les ans. Dès maintenant l’entrepreneuriat demande que vous vérifiiez les factures, les virements et les paiements que ce soit en espèces, en chèques ou quelque règlement financier convenu. C’est ainsi que nous allons parler dans cet article de votre comptabilité.
LA COMPTABILITÉ
On ne peut pas demander à un.e entrepreneur.e en début d’activité de se tourner vers un expert pour traiter sa comptabilité, les moyens financiers ne sont pas encore aussi importants pour les engager dans quelque chose qu’on peut essayer soi-même de réaliser pour le moment. Après la création de l’entreprise vous pouvez gérer vous-mêmes votre comptabilité ou dans les cas extrêmes vous faire accompagner, voilà pourquoi cet article. Beaucoup d’avantages sont à l’actif d’une bonne gestion de la comptabilité de votre entreprise. Ce sont vos informations importantes que vous consignerez en données utilisables sur le long terme, elles vous serviront dans la planification budgétaire, vous édifieront sur les ressources nécessaires à la réalisation de vos projets, et vous permettront d’avoir une idée sur la performance de vos activités.
La comptabilité est une opération professionnelle qui permet de consigner et de résumer l’ensemble des entrées et des sorties financières d’une entreprise.
Vous aurez à utiliser ces renseignements pour analyser les données financières et bien coordonner vos prises de décisions. Ce que la comptabilité vise est que vous arrivez à prendre des décisions éclairées fondées sur les données issues des renseignements financiers exacts, fiables et à jour.
Qualité d’une bonne comptabilité
Pour une bonne comptabilité d’entreprise vos finances personnelles doivent être séparées de vos dépenses pour l’entreprise et vice-versa afin que tout soit clair. À chaque fois que vous faites une opération, vous devez conserver vos documents financiers et fiscaux pendant au moins six ans suivant l’année au cours de laquelle vous les avez reçus. Il est conseillé de conserver ces documents sous formats papier et numérique pour plus de sécurité et que cela soit facilement accessibles pour éviter tout problème de compte à l’avenir. Soigneusement rangez vos documents dans des dossiers ou classeurs à mettre en lieu sûr (je reviendrai sur comment bien archiver vos documents). Une organisation stricte de vos documents vous aidera à éviter des problèmes lors d’une vérification fiscale qui surviendrait. Grâce à la comptabilité vous pouvez traduire les finances de votre activité, souvenez-nous lors de l’établissement du plan d’affaires c’est par la comptabilité présentée que les renseignements fournis ont permis aux membres du jury de lire les données financières capables de soutenir votre idée. Ici il est question pour vous-même de comprendre, analyser et prendre des décisions quant-au futur de votre entreprise. La comptabilité dégage ainsi des renseignements essentiels pour vous aider à:
- Évaluer et surveiller la santé financière de l’entreprise;
- Gérer l’argent que l’entreprise encaisse et ce qu’elle dépense;
- Prévenir de potentiels risques de fraude et autres dans la gestion financière de l’entreprise;
- Fixer et/ou ajuster vos prix de vente;
- Obtenir un prêt ou effectuer un investissement sur un nouvel produit pour accroître vos recettes;
- Maintenir le flux de trésorerie et améliorer la gestion financière;
- Vous préparez pour l’impôt
- Évaluer le rendement et planifier pour l’avenir
- Et bien d’autres….
Ça englobe quoi ?
Bien évidemment tout le monde n’a pas les aptitudes en comptabilité. Si vous avez avez de la difficulté à ce stade de l’article vous pouvez retourner lire mon article sur les ‘’Connaissances en comptabilité et juridiques’’. Et si les finances ne sont pas votre force, il serait bien important de vous habituer avec la façon dont les registres financiers sont tenus dans votre état et de communiquer régulièrement avec les personnes qui capables de vous aider dans votre entourage.
Votre comptabilité doit comporter :
- Les factures;
- Les reçus;
- Les dossiers de paie;
- Les relevés de factures;
- Les relevés de comptes bancaires et de cartes de crédit;
- Les formulaires d’impôt et les déclarations de revenus.
- Les relevés de placement;
- Les déclarations de revenus.
Quand même la comptabilité englobe toutes les transactions financières dans une certaine mesure il existe trois types de comptabilité :
- Comptabilité financière qui permet d’avoir un enregistrement historique et quantifiable des activités menées par l’entreprise et des événements économiques qui l’affectent.
- Comptabilité de gestion dont le but est d’informer les responsables des coûts et de la rentabilité d’un service ou produit.
- Comptabilité fiscale dont le but est de suivre les fonds associés à une personne ou une entreprise, elle se concentre uniquement sur les transactions qui ont une incidence sur la charge fiscale des activités, et comment ces éléments se rapportent au calcul de l’impôt et la préparation des documents d’impôt.
Comment aborder la comptabilité ?
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S’offrir les services d’un expert-comptable demande de l’argent et c’est bien possible. Mais une bonne solution pour amoindrir le coût de ce service est que vous gérez vous-mêmes les transactions au quotidien. Comme moi, je fais un tableau annuel de mes dépenses et recettes avec mes factures bien stockées et tous les documents nécessaires puis à la fin d’année décrétée par le gouvernement l’expert-comptable produit ma déclaration d’impôt. Je lui simplifie la tâche et ce coût est même déjà prévu dans mon budget. L’expert-comptable vérifie la véracité des comptes. À vous de choisir la période, soit par semestre ou par an. Le bilan annuel est le plus important parce que vous devez le remettre à l’administration fiscale. Pour éviter tout risque de redressement fiscal plus tard quand vous ne vous y attendez pas, il est capital de fournir des renseignements vrais et vérifiables. Cela y va de la crédibilité d’entreprise. Pour cela assurez-vous d’avoir des informations journalières à jour et sans fraudes.
Utiliser un logiciel de comptabilité
D’autres entrepreneur.e.s très à l’aise avec la manipulation de chiffres vont opter pour la gestion personnelle de leur comptabilité avec l’utilisation de logiciels de comptabilité. Si c’est votre cas, utilisez un logiciel de comptabilité fiable et recommandé. Ils permettent non seulement de faire des calculs avec le moins d’erreurs possibles, mais également de gagner du temps. Choisissez un logiciel simple à utiliser avec une interface ergonomique et une navigation intuitive. Vous pouvez y accéder n’importe quand et n’importe où sur votre ordinateur, votre tablette ou votre smartphone. Il en existe de nos jours une panoplie de logiciels comptables.
La comptabilité manuelle
La comptabilité manuelle est la façon « traditionnelle » de préparer et de consigner les dossiers financiers de votre entreprise. Ainsi par ce choix, vous pourriez utiliser un grand livre sur papier ou à l’aide un logiciel comme Microsoft Excel ou Word pour enregistrer vos revenus, dépenses et intérêts, ou tout autre élément de flux de trésorerie qui figure dans un rapport financier. La comptabilité manuelle va fonctionner si vous préférez une approche rigide, mais elle exige plus de temps et peut engendrer des erreurs humaines.
Faire ce choix revient à renoncer à toute collaboration avec un expert-comptable. Cela dit, l’entrepreneur. e doit se charger lui-même de la fiscalité de l’entreprise. Ce sera un peu compliqué pour certaines démarches, telles que le calcul de l’impôt et l’établissement de la déclaration fiscale des entreprises. Pour cela, il faudra faire une veille permanente pour connaître l’évolution de la législation fiscale dans votre environnement d’affaires et ne pas être en irrégularité.
La comptabilité en ligne
Il y a aussi la comptabilité en ligne, à travers un logiciel ou une plateforme disponible sur internet vous effectuez la majorité des calculs et la saisie de vos données, faire le suivi des revenus et dépenses beaucoup plus rapidement qu’avec un grand livre traditionnel. Vous pouvez ainsi gérer vos finances à distance, de façon sécurisée. À noter que cette option doit avoir un coût il est recommandable d’utiliser un logiciel payant ou une plateforme payante. Un logiciel comptable en ligne peut vous aider à comprendre vos rapports financiers, à examiner votre budget et à vous préparer pour les déclarations de revenus.
Même si cela demande un apprentissage une comptabilité adéquate et de qualité n’a pas besoin d’être compliquée à faire si vous comprenez bien les lignes de cet article.
Voici quelques étapes à suivre pour démarrer votre comptabilité pour un début d’activités :
- Tenir à jour et organiser tous vos documents fiscaux, vos reçus, vos bons de commande et autres;
- Déterminez quel genre de comptabilité pourrait bien aller avec vos compétences actuelles et vos besoins;
- Téléchargez un logiciel comptable de qualité si c’est votre choix;
- Exercez-vous souvent à créer un rapport financier détaillé (même un tableau à jour dans Word de vos recettes et dépenses pourrait servir);
- Cherchez un expert-comptable pour vous montrer comment vous y prendre, une petite formation peut être bénéfique sur le long terme.
Quelques conseils pratiques
Séparer votre compte privé de votre compte entreprise même étant un travailleur/une travailleuse autonome. C’est recommandé pour une fluidité dans la gestion. Ne jamais mélanger ses comptes personnels et professionnels.
Consacrer du temps à votre comptabilité et en faire une activité inscrite dans vos planifications périodiques, surtout si l’entrepreneur.e ne l’a jamais fait auparavant. Ne prenez pas cet exercice à la légère même si personne ne va contrôler. Les erreurs peuvent avoir des lourdes conséquences sur l’entreprise lors d’un contrôle fiscal.
En cas a des doutes, n’hésitez pas à recourir à expert pour faire le contrôle en fin d’exercice et élaborer les comptes annuels. Si ce dernier intervient, il ne gère pas uniquement la comptabilité. Sa mission consiste également à assurer la gestion fiscale de votre entreprise. Ce sont notamment la déclaration de TVA, l’impôt sur les sociétés, la cotisation foncière, et autres documents fiscaux exigibles dans vos activités.
Pour l’entrepreneur.e à ses débuts que vous êtes, vous devez maîtriser les sources de revenus de votre entreprise. Avec une bonne comptabilité à jour vous pouvez comparer vos recettes avec vos dépenses afin de couvrir tous les frais d’entreprise.
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